Por Jéferson de Castilhos*

Conforme descrito na Constituição Federal de 1988, cabe ao prefeito de uma cidade desenvolver as funções sociais e garantir o bem-estar dos seus habitantes, organizar os serviços públicos de interesse local, atender à comunidade, ouvindo suas reivindicações e anseios, e muito mais. Em suma, a razão de ser de toda e qualquer prefeitura é uma: atender as demandas dos cidadãos por meio de soluções transparentes e que facilitem a interação.

Na prática, sabemos que, embora seja esse o objetivo, os processos extremamente burocráticos, e por vezes nebulosos, atrapalham a vida do cidadão. É inadmissível ver que, em pleno ano de 2018, o papel ainda é protagonista nas repartições públicas, seja para solicitações, reclamações, regularizações ou qualquer outro trâmite protocolar - que levam semanas ou até meses para serem atendidos ou deferidos.

Se nos atentarmos, vemos que o papel pode ser considerado o “grande vilão”, que potencializa a ineficiência encontrada em muitas prefeituras do País. Os documentos ficam empilhados nas mesas ou armazenados em gavetas (aos milhares) por um longo período, sem que seja dado qualquer andamento às demandas encontradas ali. Problemas como esse poderiam ser eliminados a partir de uma gestão digitalizada.

Tudo o que é feito em uma folha em branco pode ser feito digitalmente, mas o inverso não. Tribunais de Justiça, hospitais e laboratórios já estão migrando processos e exames para a nuvem. Leilões de imóveis e veículos também já acontecem on-line. Por que as prefeituras não podem fazer o mesmo?

Nos dias de hoje, não faz mais sentido produzir ou guardar papel. Estamos na era da informação e da conectividade, por isso está mais do que na hora de se promover e absorver a cultura digital. Se ordens e pedidos são dados e recebidos nas empresas por aplicativos de mensagens instantâneas nos smartphones, por que a gestão pública ainda é movida a celulose e não à tecnologia?

Talvez o setor público ainda seja o mais fechado a inovações por um histórico de tentativas frustradas, com implementações de sistemas complexos e ineficientes. É fato que há uma quantidade de sistemas ruins que são “empurrados” para os servidores toda vez que um mandato é iniciado e que complicam ainda mais os procedimentos, exigindo diversos logins, senhas e cliques para a conclusão de cada tarefa - e que, muitas vezes, sequer atendem à demanda.

Prefeituras precisam de processos simplificados e uma gerência eletrônica de documentos que possa estabelecer uma tramitação completa no ambiente virtual, de ponta a ponta. Atualmente, já existem municípios que implementaram com êxito projetos nesse sentido, com memorando eletrônico, ouvidoria digital e acompanhamento das solicitações. A partir dessas soluções é possível mostrar aos gestores o andamento de cada demanda, com registro de quem e quando a documentação foi lida, quem é o responsável, por quanto tempo está em andamento ou quantos problemas foram resolvidos por cada servidor.

Com tudo documentado e acessível ao cidadão, gabinetes e secretarias podem ser avaliadas por eficiência, engajamento e qualidade. O resultado? Mais economia, produtividade e, sobretudo, transparência.

As cidades inteligentes já são realidade graças aos dispositivos de Internet das Coisas. Está na hora de formarmos gestores igualmente inteligentes e capacitados, que tenham a tecnologia como grande aliada para servir ao seu propósito: atender à população com dignidade, estabelecendo processos seguros e socialmente responsáveis.

*Jéferson de Castilhos é fundador da 1Doc, plataforma web de comunicação, atendimento e gestão documental para órgãos públicos.