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Hoshin Kanri

Lean Management

Como muitos, até empiricamente, sabem quanto maiores os projetos, times e empresas em que trabalhamos, maior serão os esforços em comunicação e alinhamento interno. Correto? As vezes, consumindo mais energia do que gostaríamos de investir.

Por isso, hoje existem diversas ferramentas e frameworks de Lean Management – como o Value Stream Management e outras –, mas um especificamente me prende a atenção pela sua forte estrutura de processos e resultados “rápidos”, que é o Hoshin Kanri.

Posso inclusive compartilhar a eficácia e eficiência dessa ferramenta! Pouco tempo após auxiliar uma ótima gestora que tive a desdobrá-lo em um nível à mais – o dos coordenadores –, foi visível a clareza e o entendimento do time com relação à estratégia da companhia e como cada indivíduo contribui para ela.

Como já deveria ser esperado pelo meu comentário... as palavras Hoshin  e Kanri, em conjunto nesse contexto, significam direção e gestão. Foi criada na década de 50 no Japão e é implementada em 7 passos bem estruturados e direto ao ponto.

Muitos podem inclusive já ter visto ou trabalhado com o documento – Matriz X –, que normalmente é utilizado para guiar os gestores por esses sete passos. Mas podem não reconhecer a toda a teoria que sustenta o processo. Então, segue um template de matriz X aqui e um breve texto sobre.

Os Benefícios

Nesse processo, organizado em passos, o cascateamento das metas de longo prazo da empresa acontece de forma clara e conjunta entre todos os níveis hierárquicos em que for implementado. As metas de longo prazo ficam divididas em pacotes entregáveis, menores e de curto prazo, facilitando a gestão e execução desse plano estratégico.

O desdobramento das ações estratégicas em pacotes entregáveis pode acontecer nos mais diversos níveis. Algumas empresas implementam esse processo até a gerência sênior, outras até os coordenadores. Não há uma regra estritamente definindo o nível de cascateamento do Hoshin Kanri. Entretanto, vale analisar o benefício gerado em gestão versus esforço de implementação para cada nível.

Além gestão facilitada e clareza para o cumprimento da estratégia do negócio, já citados aqui, gostaria de ressaltar o impacto positivo na produtividade dos colaboradores. Pois eles agora estarão orientados para atingir as expectativas do negócio, reduzindo o esforço investido em ações com baixo alinhamento à estratégia. Seria um dos benefícios comuns à planos de comunicação interna empresarial.

A Implementação

A bibliografia para a implementação do Hoshin Kanri é extensa. A fonte dessa imagem que encontrei (infelizmente in english) é um bom começo para quem quiser se aprofundar um pouco mais. Os passos têm nomes auto-explicativos e são "figurinhas" comuns no planejamento estratégico da maioria das empresas, por isso não irei elaborar esse sub-tópico.

Os 7 passos de implementação do Hoshin Kanri e os processos de interligação deles.

Crédito: LinkedIn

Gostaria de ressaltar que um dos pontos críticos para a correta utilização dessa ferramenta é a atenção aos processos laterais que conectam cada um desses passos. Desses processos, alguns muito provavelmente já são velhos amigos seus, como o PDCA e o auto-diagnóstico estratégico. Mas pode ser que o termo Catchball não faça parte do seu vocabulário corporativo. Por isso, irei elaborar um pouco mais o tópico aqui.

Catchball

Ou Nemawashi, é o processo que visa conferir a praticidade e a efetividade das ações e planos propostos entre cada nível de desdobramento de metas. Isso acontece muitas vezes, seja por termos certos conceitos (ou limitação em experiências) que podem nos impedir de analisar um aspecto da companhia de forma holística.

Por exemplo: imagine que o presidente da sua empresa definiu a meta de serem a melhor empresa para se trabalhar remoto do setor em 2021. E você, durante a reunião de catchball com o diretor da sua área, expressou que planeja uma iniciativa de fornecer melhor conectividade à internet para os funcionários. Seu chefe logo indagou. E como isso deixará o funcionário mais motivado para trabalhar de casa? Quais são as dores deles em home office? Seria somente uma questão de conectividade com a internet ou de recursos digitais/virtuais? Pode me explicar melhor como nossa rotina de comunicação e gestão deve mudar para suportar a estratégia?

Pronto, esse é um exemplo fictício de um Catchball! Simplificando, até demais, é a defesa das iniciativas que você acredita serem efetivas para suportarem as demandas e estratégias do negócio. Nemawashi é utilizado  para diversos frameworks de gestão Lean. Em todos eles, esse processo é de extrema importância. Caso queira se aprofundar um pouco mais nesse conceito, há diversas fontes disponíveis na rede, mas segue um indicação aqui também.

A importância do catchball em Lean Management

Dicas de quem já viveu esse processo

Definindo os objetivos, iniciativas e ações na matrix: em toda a minha pesquisa ainda não encontrei ainda um forte consenso sobre os nomes utilizados para cada uma dessas ações/objetivos, mas há sim um forte consenso na complexidade e horizonte de tempo esperado para cada um desses objetivos, iniciativas e ações. Os objetivos estratégicos de uma empresa normalmente são planejados em horizontes de 3 à 5 anos. As iniciativas estratégicas têm caráter anual. As iniciativas de alto nível podem variar entre 6 meses e 1 ano. As ações de curto prazo podem ser projetos com curta (poucas semanas) ou média duração (3 meses). É importante entender onde seu escopo de gestão se enquadra, ou seja, é comum observar que a presidência defina os objetivos estratégicos, a direção coordene as iniciativas estratégicas, a gerência cuide das iniciativas de alto nível e que a coordenação e supervisão executem as ações de curto prazo.

Catchball: seja aberto a feedbacks e questionamentos por mais duros que possam ser. Entenda que haverão diferentes visões entre os diferentes níveis hierarquicos sobre a efetividade ou os resultados almejados para as ações/metas que você planejou, esteja pronto para defender o seu plano de forma estratégica.

Crie engajamento: engajamento é a palavra-chave na implementação bem sucedida dessa ferramenta. É importantíssimo o buy-in de todas as camadas hierárquicas da empresa para extrair o máximo dessa ferramenta.

Saiba prever riscos no plano: apesar de ser uma ferramenta completíssima, esse framework deixa sob a gestão de cada participante a análise de riscos. Cada empresa e gestão deve ter sempre em mente os riscos e volatilidades de cada uma de suas iniciativas tendo em vista que eles não ficam visualmente listados nos principais templates dessa metodologia. Vale ressaltar que as volatilidades que um mercado pode sofrer em 1 ano podem alterar totalmente a estrutura do seu planejamento estratégico (vide 2019/20).

Seu feedback é bem-vindo!

rafaelmorgado.d@gmail.com

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