Os prós e contras de Centros de Serviços Compartilhados para finanças e contabilidade

2 months ago

Empresas que estejam buscando consolidar e centralizar suas funções de finanças e contabilidade tipicamente têm este desejo pelos seguintes motivos:

Estabelecer Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) pode ajudar empresas a economizar dinheiro e a operar de maneira mais efetiva. No entanto é preciso avaliar os prós e os contras antes de tomar a decisão para a sua empresa. Confira nesta lista preparada pela TMF Group, provedora global líder em serviços de alto valor, presente em mais de 80 países.

Os prós

1. Cultura guiada pela performance

A maioria das empresas não usam KPIs para monitorar as atividades das funções internas de contabilidade e finanças. Elas tendem a focar em KPIs tradicionais que olham para o externo, incluindo contas a receber e contas a pagar. A abordagem muda completamente com CSCs. As funções de contabilidade e finanças são gerenciadas como um serviço e medidas de uma perspectiva de eficiência e produtividade.

Os KPIs mais populares usados em medidas de CSCs são o número de notas fiscais pelo ETI (equivalente de tempo integral), Custo de ETI como porcentagem da receita, porcentagem de erros, número de entradas e assim por diante. O monitoramento contínuo destes KPIs ajuda as organizações a identificar áreas de melhorias e automação.

2. Gestão de talentos

Em muitos países, funcionários de finanças reclamam dos desafios de se obter o nível correto de capacidade e expertise. A centralização das funções de contabilidade e finanças pode ajudar a resolver alguns destes problemas localizando as atividades em países com talentos disponíveis.

3. Organização enxuta

Mover-se para um modelo de CSC faz com que as organizações reconsiderem inteiramente a maneira como operam. É uma oportunidade de olhar não só para como algumas tarefas podem ser feitas de maneira mais eficaz, mas também de perguntar se elas são realmente necessárias.

Os contras

1. Riscos de compliance

Ainda que a contabilidade transacional possa ser facilmente acomodada em um CSC, ainda haverá uma necessidade de cumprir requerimentos locais fiscais e de relatórios financeiros. Processos adicionais, incluindo reconciliação de dados e ferramentas para supervisão e monitoramento, podem ter que ser desenvolvidos e monitorados – e pode ser necessário buscar uma assistência especializada para cobrir quaisquer falhas de conhecimento.

2. Falta de know-how local

Regras locais de contabilidade e impostos diferem de país para país. Nossa pesquisa mostra que em 70% das jurisdições pesquisadas, as autoridades locais definem o formato de relatórios contábeis. Há muitos países onde o GAAP local (Generally Accepted Accounting Principles – Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, em português) é diferente do IFRS (International Financial Reports Standards – Padrões Internacionais de Relatórios Financeiros, em português). Ambos ainda precisam ser convertidos para o GAAP local e de acordo com as regras de depreciação, reavaliação de moeda estrangeira ou consideração de capitalização de ativos fixos.

Ainda que haja uma tendência na direção do alinhamento de regras com o IVA (Imposto Sobre Valor Agregado) e o IGV (Imposto Geral sobre Vendas),o imposto de renda corporativo e os impostos retidos na fonte seguem regras específicas de cada país, e as provisões para a dedutibilidade de gastos ou o que determina documentos suficientes para prova-los podem variar.  É importante procurar um centro de serviços compartilhados que tenha conhecimento e que esteja atualizado em todas as jurisdições que opera.

3. Falta de relacionamentos locais

Contatos constantes com as autoridades fiscais locais são um fator importante para manter suas operações em compliance. A habilidade de conversar com autoridades na língua local e responder às suas perguntas rapidamente é imprescindível. Os fusos horários são importantes também. Não responder a tempo e da maneira correta pode resultar em multas e penalidades.

Outro problema fundamental é a localização e a adequação cultural. Você deve ficar próximo ou off-shore? CSCs mais próximos estão ficando cada vez mais populares. Ainda que as economias sejam menores, os aspectos não financeiros (tais como a adequação cultural) podem ser vantajosos.

Carlos Silva

Published 2 months ago