Digitalização de processos de Recursos Humanos permite maior agilidade e controle de documentos, além de impactar diretamente nos negócios

Com a tecnologia cada vez mais presente em ambientes corporativos, setores de Recursos Humanos (RH) no Brasil ainda carecem de inovações e agilidade para acompanhar essa mudança global. Pensando nisso, empresas vêm aplicando soluções digitais a fim de contribuir na rotina desses profissionais, que convivem com acúmulos de papel e arquivos físicos há anos.

Os setores de RH que incorporam inovações ao seu dia a dia têm rápida percepção da otimização do trabalho. Um exemplo é a adesão da assinatura eletrônica de documentos, que permite sanar um problema presente em muitas instituições, além de facilitar a gestão dos processos internos.

Na maioria dos casos, para cada documento relacionado a um determinado colaborador de uma empresa, é necessário realizar a impressão do mesmo, guarda-lo em uma pasta e depois ocupar um espaço físico para o armazenamento. Ou seja, todos os formulários de contratação, solicitações de adiantamento, atestados, fichas de vale-transporte ou pedidos de férias, por exemplo, acumulam pilhas de papel, exigindo tempo da equipe de RH para análise e gestão de todos esses materiais, além de haver o risco de perdas e danificações.

Dessa maneira, os profissionais de RH convivem com a possibilidade da perda de qualidade das vias dos documentos, a falta de assinaturas necessárias - e que sejam válidas - e demora no processo de assinatura, além de exigir gastos relacionados a impressões, cópias, logística, armazenamento, entre outros.

A DocuSign, empresa líder em assinatura eletrônica, oferece ao setor de RH mais agilidade, permitindo que os profissionais tenham mais tempo para se dedicarem a ações estratégicas e que influenciarão diretamente os resultados da empresa. A solução da companhia proporciona uma rotina sem retrabalho, checagem de arquivos físicos, assinaturas no lugar errado, correria com prazos que dependem do envio e do recebimento da papelada e até sem estar preso ao escritório para completar suas tarefas.

Todos os processos realizados pela maioria das funções do setor podem se beneficiar desse recurso. Além de manter todos os documentos armazenados na nuvem, é possível verificá-los e acessá-los de maneira rápida e fácil, criar tags e seções para facilitar a busca de contratos e formulários, garantindo que os documentos sejam assinados na hora certa e sem conflito com prazos do E-Social, por exemplo, além de poder enviar, receber, aprovar e gerenciar arquivos de qualquer lugar, de maneira on e off-line.

Neste cenário, a empresa que não se modernizar tende a ficar para trás. Não é à toa que marcas como a Microsoft e o LinkedIn usam a DocuSign globalmente em seus setores de RH. No Brasil, o iFood e a Loggi também são prova da eficiência digital no setor. Para companhias com funcionários em diferentes lugares ou que estão em deslocamento constante, a adoção de uma plataforma de gerenciamento e assinatura de documentos pode ser um divisor de águas.