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Solução da Qintess gera economia ao Governo da Bahia

Automação completa dos processos de Recursos Humanos gera gestão eficiente, mais agilidade, economia e transparência à administração pública estadual na Bahia

Impulsionadas pelas inovações da tecnologia, empresas de todos os portes e segmentos estão encontrando novas formas de maximizar suas estratégias de negócios. Mas não é apenas o mundo corporativo que está ganhando com a transformação digital. A área pública também tem trabalhado para ampliar a inteligência de suas operações e reduzir os custos. É com esta proposta que o projeto RH Bahia, desenvolvido e implementado pela Qintess, uma das principais fornecedoras de soluç ões de tecnologia do Brasil, gerou uma economia de 0,5% em uma folha de R$ 1,6 bilhão/mês em 2019 para o Governo do Estado da Bahia.

Criado em parceria com a Secretaria de Administração do Estado da Bahia (SAEB), o sistema promove a automação quase completa de todos os processos da área de Recursos Humanos do governo baiano. “Conseguimos carregar e organizar todo o histórico dos mais de 270 mil servidores em uma plataforma única totalmente digital e prática. Os resultados obtidos pelo RH Bahia são extraordinários, com redução de aproximadamente 90% na circulação de papeis dentro das áreas de RH das empresas públicas, secretarias, autarquias e fundações estaduais”, afirma Viviane Prazeres Matos, Account Manager da Qintess na Regional da Bahia.

“Além do mais, é sempre importante destacar que este é o primeiro e até aqui único sistema deste tipo a funcionar 100% em toda a América Latina. Isso mostra o tamanho da solução que criamos”, conta a gerente, ressaltando que a automação da base de dados do governo baiano envolveu diversos desafios.

Para a realização do projeto, o ponto de partida da ação foi a adoção do SAP HCM (Human Capital Management – gestão do capital humano). “Mas, por se tratar do ambiente público, com características muito diferentes do mercado privado, tivemos de ir além e propor soluções desenvolvidas exclusivamente para a realidade da área de RH do governo. A iniciativa pública detém particularidades na gestão de RH que os sistemas planejados para empresas privadas não atendem. No total, aproximadamente 50% de todas as funcionalidades entregues foram customizadas ou criadas do zero para atender a gestão eficiente dos processos de recursos humanos voltados ao regime estatutário”, diz Viviane.

Como resultado, a automatização do sistema traz agilidade e reduz o risco de possíveis falhas humanas na administração, transferência e conferência dos dados. “Costumo dizer que o RH Bahia é a única solução que consegue fazer a gestão da carreira do servidor desde o momento de seu ingresso no serviço público, por meio de um concurso público, até depois da aposentadoria, já que atende também aos pensionistas previdenciários. O sistema fornece uma gestão ativa e inteligente de toda a rotina de lançamentos, movimentações e pagamento do servidor no plano de carreira e tudo que cerca sua presença no Estado”, destaca Wilson Freitas, Diretor do Projeto RH Bahia.

Para o governo, a automação representa uma importante economia nos processos relativos à gestão de carreira e folha de pagamento, simplificando, entre outras coisas, a detecção de erros e possíveis fraudes. “A ferramenta automatiza mais de 90% dos processos de RH do Estado. Assim, o ato é gerado no próprio sistema e as lideranças dos órgãos não precisam estar em seus ambientes de trabalho para validá-lo e assiná-lo", explica o gestor. Análises preliminares indicam que o ganho de produtividade chega a mais de 10%, no total de atividades realizadas pela administração do setor.

Os benefícios também se refletem no dia a dia dos empregados. Hoje, um servidor pode solicitar sua aposentadoria ou pedir acesso a benefícios com muito mais agilidade, reduzindo os prazos de conclusão dos serviços e o custo associado a cada novo processo. “O projeto RH Bahia está sendo um divisor de águas, inclusive ao possibilitar que muitos servidores do Estado possam trabalhar de forma remota, já que todos os processos são executados de forma sistêmica, até mesmo em relação à assinatura dos documentos (atos) que são publicados no Diário Oficial do Estado”, diz Adriano Tambone, Superintendente de Recursos Humanos do Estado. Antes desta solução ser implementada, todo processo era feito de forma manual, por meio de documentos em papel que precisavam ser encaminhados entre os gabinetes de cada secretaria envolvida.

Para chegar a esse resultado, o projeto passou por etapas de customização e desenvolvimento, alinhando a necessidade de aderência às leis e as diferentes exigências e padrões em relação aos dados dos funcionários públicos. “Ao todo, mais de 150 pessoas trabalharam em conjunto durante as etapas de desenvolvimento e implementação. Agora, mais de 100 pessoas da Qintess e da SAEB atuam juntas para garantir as melhorias e atualizações necessárias”, explica Marcos Sampaio, Gerente de Operações da Qintess e GP do projeto.

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