A SOMOS Educação é considerada uma gigante no setor educacional e possui diferentes unidades de negócios, entre elas uma rede própria de ensino composta por 28 instituições de educação básica, que reúnem cerca de 20 mil alunos. Em 2013, o Grupo iniciou um processo de expansão no segmento baseado na aquisição de novas escolas e apostou na tecnologia da TOTVS para apoiá-lo nesse novo momento.

O principal objetivo da iniciativa foi unificar os sistemas utilizados pelas escolas que já faziam parte do mesmo Grupo e criar padrões para que, à medida que novas instituições fossem adquiridas, o processo de migração para as soluções TOTVS fosse tranquilo e respeitasse a essência e a dinâmica de cada uma - essa premissa permeia o direcionamento estratégico da companhia até hoje.

Já em 2016, um novo projeto ganhou força na Somos. Denominado internamente de Somar+, ele reestruturou o processo de integração para deixá-lo ainda mais ágil. Atualmente, quando uma nova escola é incorporada ao Grupo, a migração tecnológica acontece em pouco meses. Tudo isso sem comprometer a operação e gerar impactos para pais, alunos e professores. Hoje, da contabilidade à gestão acadêmica, tudo é feito em soluções da TOTVS.

Para a holding, o principal benefício foi criar uma visão única dessa unidade de negócios para uma gestão mais simples, com isso, é possível replicar boas práticas e trocar experiências, assim, a eficiência de uma é aplicada em todas, reduzindo custos desnecessários para a boa operação de cada escola.

Outro destaque foi que a simplificação de processos trouxe ganhos financeiros. Por contar com uma plataforma tecnológica única, quando uma escola é integrada, a redução de custos com TI pode cair consideravelmente. Do ponto de vista de tecnologia também houve ganhos significativos, a equipe de suporte consegue entregar melhorias e gastar menos energia com integrações e gestão de diversos sistemas. Tudo isso com total integridade dos dados.

Gestão na palma da mão

A mobilidade do fluig, plataforma de transformação digital da TOTVS, também foi um diferencial para a Somos. Os gestores fazem as aprovações de requisição de novas compras, em qualquer hora e lugar, por meio de um aplicativo.

Na parte administrativa, a experiência da TOTVS com a legislação brasileira ajudou a empresa a cumprir os cronogramas do e-Social com mais rapidez. Além disso, o Grupo está implementando o aplicativo Meu RH, que simplificará a interação de milhares de funcionários com a área de Recursos Humanos. Entre as facilidades do app estão: solicitação de férias, visualização de holerite, marcação de ponto e etc.

O alto grau de maturidade no uso de tecnologia permite ao Grupo ser o cliente piloto na criação de novas soluções. Um novo portal foi desenvolvido com base nessa iniciativa e já é usado pelos sete mil alunos, pais e professores do Colégio pH para consultar boletim de notas, ver comunicados, imprimir boletos e demais atividades da rotina escolar. A ideia é expandir ainda em 2018 para as demais escolas.

“A padronização de processos baseada na tecnologia possibilita a Somos ter uma operação estável e eficiente. Com a integração, conseguimos economizar em algumas áreas para investir mais recursos na formação pedagógica dos nossos professores e na qualidade do ensino, tudo isso, reflete na satisfação dos pais, alunos e professores”, diz Juliano Pereira, CIO da SOMOS Educação.

“Para o Private esse é um projeto complexo e desafiador, mas que comprova a nossa capacidade para apoiar empresas que estão expandido a sua operação e mudando seu modelo de negócio. Mostramos que a tecnologia é base para uma gestão eficiente que suporta o crescimento” afirma Valdemir Marques, diretor da TOTVS Private.