A digitalização dos processos, como assinaturas, diminui o tempo para conclusão e aumenta a adesão de novos estudantes

Uma das rodas que faz mover as instituições de ensino são os processos de início de semestre, como matrículas e rematrículas. Porém, a burocracia de assinar papéis e entregar pilhas de documentos dificulta a entrada e retenção de alunos, já que por estarem inseridos no mundo digital, os jovens buscam por agilidade e automatização de processos, inclusive no ensino superior.

Tanto nas escolas de Educação Básica, quanto nas de Ensino Profissionalizante e Superior (presencial ou à distância), redesenhar processos para reduzir custos e continuar a crescer o número de alunos são requisitos mais do que necessários num mercado que está a cada dia mais competitivo. Por isso, as novas tecnologias, como a assinatura eletrônica, são ferramentas essenciais para que as instituições de ensino atinjam suas metas organizacionais além de promover o acesso à educação no país.

De acordo com a DocuSign, empresa líder em assinatura eletrônica no mundo, essa tecnologia permite reduzir de 70 a 80% o tempo dos processos, o que melhora o fluxo de trabalho. Por exemplo, no caso de pedidos de bolsas de estudo ou de financiamentos, que necessitam de uma quantidade grande de diferentes documentos e etapas de processos, uma checagem mais rápida facilita a escolha pela da matrícula ou rematrícula no curso. Além disso, o processo se torna mais seguro, pois evita o extravio de documentos importantes e, muitas vezes, até sensíveis.

Além de matrículas, rematrículas e solicitações internas, a utilização da assinatura eletrônica também pode ser aplicada nas documentações de processos de estágio (incluindo contratos, relatórios de atividades, formulários de desligamento, entre outros papeis), assinatura de documentos de pesquisa acadêmicas, solicitações de transferência, entre outras atividades.

O processo reduzido a um clique leva agilidade aos alunos, além de impactar positivamente na retenção de estudantes e nos trâmites internos das instituições de ensino, proporcionando com que os esforços de trabalho sejam direcionados para atividades estratégicas dos negócios, além de economizar tempo, custos com impressão e armazenamento de documentos físicos. O procedimento é intuitivo e pode ser acessado de qualquer dispositivo ou sistema, já que a maioria dos novos estudantes estão conectados e utilizam da tecnologia para todos os seus afazeres. Entre as universidades que já se beneficiam da Assinatura Eletrônica da DocuSign estão Harvard, University of Southern California, Utah State University e UC San Diego, entre outras.

A DocuSign disponibiliza a Assinatura Eletrônica por meio de qualquer sistema operacional, inclusive móvel. O método é fácil, intuitivo, rápido e pode ser acessado por SMS ou e-mail, de forma segura. Para concluir o cadastro, basta fazer sua assinatura eletrônica ou escolher um dos modelos oferecidos pela própria plataforma. O assinante também pode utilizar o aplicativo DocuSign, ganhador de dois grandes prêmios em 2018 - Tabby Awards e Appealie Awards, que escolhem os apps mais influentes para os usuários do mundo inteiro - para finalizar o processo de qualquer lugar.